Với công việc văn phòng việc bản sử dụng báo cáo là chuyện hằng ngày, vậy làm sao để viết được một báo cáo chuyên nghiệp hãy cùng tham khảo bài viết nhé!
Khi bạn tạo một tài liệu phức tạp, bạn cần định dạng nhiều từ. Bạn cần định dạng các đoạn hoàn chỉnh, mà bạn có thể thực hiện từ hộp thoại Paragraph của Word.
Bạn mở hộp thoại Paragraph bằng cách đặt cursor trong một đoạn và menu Format xổ xuống rồi chọn Paragraph. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh chính xác diện mạo của toàn bộ đoạn kể cả phần thụt dòng, khoảng cách dòng, và điều khiển widow/orphan.
Nếu bạn có một định dạng đoạn ưa thích mà bạn sử dụng lặp đi lặp lại nhiều lần, bạn không cần phải định dạng riêng mỗi đoạn. Thay vào đó, bạn có thể gán tất cả định dạng vào một style và sau đó gán style vào các đoạn cụ thể qua suốt tài liệu của bạn. Hầu hết các template đi kèm với các style đã thiết kế sẵn; bạn có thể chỉnh sửa những style cài đặt sắn này hoặc tạo các style tùy biến riêng của bạn.
Các style bao gồm các định dạng cho font, đoạn, tab, đường viền, đánh số,… Để áp dụng một style vào một đoạn, hãy đặt điểm chèn tại bất kỳ vị trí nào và sau đó mở danh sách style xổ xuống (trong thanh công cụ Formatting) và chọn một style.
Để hiệu chỉnh một style, mở menu Format xổ xuống và chọn Style. Khi hộp thoại style xuất hiện, chọn style mà bạn muốn để chỉnh sửa và nhấp nút Modify. Sau đó bạn có thể chọn đặc tính style nào mà bạn muốn hiệu chỉnh và thực hiện rồi áp dụng những thay đổi của bạn.
Nếu bạn nhấp nút New trong hộp thoại style. Bạn có thể tạo một style mới dựa trên style hiện hành. Thực hiện bất kỳ các thay dổi mà bạn muốn, và sau đó lưu style mới với một tên mới.
Khi bạn tạo một tài liệu dài, có thể bạn muốn tách biệt các phần của tài liệu bằng các tiêu đề. Các tiêu đề xuất hiện dưới dạng text lớn hơn, in đậm hơn, như các tiêu đề nhỏ.
Word chứa nhiều style tiêu đề cài đặt sẵn – Heading 1, Heading 2, Heading 3, và Heading 4. Gán những style vào các tiêu đề của tài liệu khi thích hợp.
Trước khi bạn gán các tiêu đề vào tài liệu, bạn có thể muốn các tiêu đề chính bắt đầu tại phần trên cùng của trang (thay vì nằm ở giữa). Để áp đặt một ngắt trang bằng tay, hãy đặt cursor tại trước dòng và sau đó nhấn Ctrl + Enter.
Một giải pháp tốt hơn là định dạng style tiêu đề để luôn bắt đầu tạo phần trên cùng của một trang. Đi đến hộp thoại Style, chọn chế độ định dạng thành phẩn đoạn (Paragraph), chọn tab Line and Page Breaks, và sau đó chọn tùy chọn Page Break Before. Điều này sẽ làm cho bất kỳ text được định dạng với style đó luôn bắt đầu tại phản trên cùng một trang mới.
Một số tài liệu tinh vi, chẳng hạn như các bản tin nội bộ trông đẹp hơn khi text hiển thị trong nhiều cột. Hãy tạo nhiều cột trong tài liệu, hãy mở menu Format xổ xuống và chọn Columns. Bạn có thể chọn số cột để hiển thị và kích cỡ của mỗi cột.
Nếu bạn có một tài liệu thật sự dài, bạn sẽ cảm thấy thật dễ dàng hơn khi làm việc với nhiều phần khác nhau theo dạng một bản phác thảo. Vì mục đích này, Word cho phép bạn xem tài liệu trong khung xem Outline chỉ việc mở menu View xổ xuống và chọn Outline.
Khi bạn làm việc trong khung xem Outline, Word hiển thị các tiêu đề dưới dạng các cấp độ phác thảo khác nhau. Text được định dạng bằng style Heading 1 xuất hiện dưới dạng các trên đề Level 1 trong bản phác thảo, text định dạng dưới dạng Heading 2 sẽ xuất hiện dưới dạng các tiêu đề Level 2 ….
Để làm cho bản phác thảo của bạn dễ làm việc, bạn có thể chọn bao nhiêu cấp độ tiêu đề được hiển thị. (Chỉ việc nhấp nút số thích hợp trên thanh công cụ Outline). Bạn cũng có thể chọn mở rộng hay thu hẹp các phần khác nhau của bản phác thảo bằng cách nhấp biểu tượng dấu cộng và dấu trừ nằm về phía của mỗi text Level trong bản phác thảo.
Khung xem Outline làm cho việc sắp xếp lại các phản của tài liệu trở nên cực kỳ dễ dàng. Khi bạn làm việc trong khung xem Outline, bạn có thể di chuyển toàn bộ thành phần từ vị trí này sang một vị trí khác bằng cách chọn tiêu đề Level, sau đó nhấp các nút mũi tên hướng lên và hướng xuống. (Bạn cũng có thể rê các phần từ vị trí này sang vị trí khác trong bản phác thảo.)
Đôi khi tài liệu của bạn được tổ chức, hiệu chỉnh, và định dạng một cách thích hợp, hãy in một bản sao bằng cách nhấp nút Print trên thanh công cụ Standard của Word.
Dòng tiền là nguồn sống còn cực kỳ quan trọng của doanh nghiệp. Đó là yếu tố quan trọng để…
Tiết kiệm và đầu tư là hai khái niệm quan trọng trong việc xây dựng tương lai tài chính vững…
Bảo lãnh tín chấp là một giải pháp tài chính thông minh và linh hoạt mà nhiều người lựa chọn…
Cách quản lý dòng tiền là một phần quan trọng của thành công kinh doanh. Để tạo điều kiện cho…
Bạn đang đau đầu với việc quản lý tài chính trong kinh doanh? Đừng lo lắng nữa! Với việc mở…
Phần mềm quản lý chi tiêu là công cụ lý tưởng giúp bạn theo dõi, phân loại và kiểm soát…